Tenders: meer dialoog, minder documenten

De selectie van de juiste partners bij bouwprojecten vraagt een grondige voorbereiding. Maar tijdens tenders worden architecten genoodzaakt te veel energie te steken in de verkeerde dingen. Dat moet en kan anders.

Lees de gepubliceerde opinie van Remko Wiltjer en Rob Stark in de Cobouw.

Dat een opdrachtgever bij de keuze voor een architect of ontwerpteam niet over één nacht ijs gaat is goed te begrijpen. Hij wil de beste kwaliteit voor de beste prijs. Maar mede als gevolg van de eisen voor Europese aanbestedingen, nemen de inspanningen die deze partijen tijdens de tenderfase moeten leveren buitensporige vormen aan. Processen duren maanden, omvangrijke pakketten documenten worden heen en weer gestuurd. We kennen voorbeelden waarbij wordt gevraagd om een uitgewerkte detaillering – soms tot wel DO-niveau –, een precieze kostenraming of een deugdelijke MPG-berekening.
Hoe meer je aanlevert, hoe groter de kans dat je een werk krijgt, zo lijkt het. Daarmee wordt je als architect of ontwerper in feite haast gedwongen al een deel van het uiteindelijke werk uit te voeren. Vergelijk het met een aantal schilders die je een voor een vraagt een deel van je huis te schilderen, waarna je één van hen de opdracht geeft.
En zelfs voor de winnende partij is een groot deel van de werkzaamheden voor niets. Want ook die moet vaak een groot deel van het werk opnieuw doen, doordat plannen en wensen toch weer iets veranderd zijn. En dan hebben we het nog niet eens over het oneigenlijk ‘lenen’ van de goede ideeën die door anderen zijn ingebracht.

Negatieve energie
Het is een slechte en onnodige ontwikkeling. Veel creativiteit wordt teniet gedaan en er wordt energie gestoken in ideeën die niet worden gerealiseerd. Dat is hartstikke zonde. Het levert bovendien een hoop negatieve energie op. Er kan er immers maar één winnen; het grootste deel van de betrokken partijen blijft gefrustreerd achter.

Tegenover al het werk staat weliswaar een vergoeding maar die dekt bij lange na niet de kosten. Maar dat is niet het grootste probleem. We hebben in de bouw veel werk te verzetten, goed personeel is niet te vinden en het aanbod kan de vraag niet aan. Dus ook maatschappelijk gezien moeten we ons hier zorgen om maken. En opdrachtgevers hebben er zelf net zo goed last van, want ook zij ondervinden de nadelen van onvoldoende capaciteit in de markt. En ook voor hen leidt dit soort uitgebreide selecties tot extra energie en extra kosten.

Tenderfase
Een opdrachtgever wil zekerheid over zijn keuze, maar je kunt je afvragen of hij die keuze wel op basis van de juiste informatie maakt. Omdat er later nog zo veel verandert, zijn de in de tenderfase gemaakte plannen lang niet altijd betrouwbaar.
Bovendien is het vaak appels met peren vergelijken, waardoor het maar de vraag is of het wel echt de meest geschikte partij is die uit de selectie naar voren komt.

Referentieproject
Uiteraard moet je als opdrachtgever een zorgvuldige en objectieve afweging maken. Dus het is terecht dat je als architect of ontwerpteam moet aantonen dat je in staat bent een opdracht goed uit te voeren. Dat je daarbij informatie moet aanleveren en referentieprojecten moet laten zien is niet meer dan logisch. Maar dat zou voldoende moeten zijn voor de selectie van een beperkt aantal partijen. Te meer omdat veel opdrachtgevers op voorhand al weten welke spelers in de markt hij wel of niet geschikt acht.
Met dit beperkte aantal zouden opdrachtgevers het gesprek aan moeten gaan over visie en samenwerking, met als belangrijkste doel om te kijken of er een klik is en onderling vertrouwen.
Kort gezegd: tenders vragen om minder documenten en meer dialoog. Laten we daar met elkaar over in debat gaan. Wie doet er mee?

Rob Stark, Remko Wiltjer
IMd Raadgevende Ingenieurs